林佳熹 | 專案筆記 | AI 自動化

阿豪的反思：結構問題，才是專案真正的敵人 阿豪的反思：結構問題，才是專案真正的敵人 有沒有發現，會議一場接一場，專案卻絲毫沒有進展？資源整合難、人員溝通卡、目標變來變去，最後大家都在救火。資深專案經理阿豪常自嘲：「我們不是沒有能力，只是被結構綁住了。」這句話道破了許多職場現實，問題往往不是人，而是系統出了錯。 那天，阿豪正在處理一個跨部門的專案。時程緊、任務多、利害關係人一堆。技術沒問題、預算也算足，但專案依舊一拖再拖。經過幾輪檢討，他終於看清楚癥結，資訊傳遞不對稱、權限模糊、決策流程太長。問題不是出在執行者，而是整個結構設計讓專案陷入泥沼。 結構錯亂，效率自然崩塌 很多組織的專案問題，表面看是「人不給力」，實際上是結構讓人動彈不得。阿豪歸納出幾個典型現象： 決策權不明，導致所有事都得「開會再討論」。 資訊傳遞層層轉手，錯誤在中途被放大。 缺乏橫向協作，部門牆高到像防火牆。 「當專案需要十個人才能決定一件小事時，那就不是效率問題，而是結構病。」 阿豪發現，越是複雜的組織，越容易把「風險控管」變成「拖延藉口」。這樣的文化會讓員工逐漸學會安全地「不負責」，反而更難推動改革。 結構優化：不是拆牆，而是重劃邊界 阿豪開始重新設計專案流程，他並沒有砍掉重練，而是透過幾項調整，讓結構更靈活。 定義責任邊界： 每個角色明確知道自己能決定什麼，避免任務懸空。 建立橫向溝通節點： 各部門指派「協作代表」，專門解決跨界問題。 縮短決策鏈： 任何會議超過三層決策人，就需要被重新設計。 這些看似簡單的改變，讓整個團隊能更快地響應變化，減少了冗長的確認程序。會議少了，但決策卻更快、更明確。 結構帶來的透明度，是最好的風險管理 當資訊流動更順暢時，專案風險也更容易被提早發現。阿豪強調：「透明不是報告，而是讓所有人都能即時看到真實狀況。」他導入了共享儀表板，讓專案狀態、進度、風險一目了然。這不只提...

如何將模糊任務轉化為專案突破口 如何將模糊任務轉化為專案突破口 在團隊會議上，Alice聽見主管簡短的一句話：「這禮拜要交，這個問題一定要處理好。」然而，這是一個沒有具體標準或明確解法的模糊任務。作為專案經理，她深知，如何把不明確的挑戰重構成可行動的問題，是專案成功與否的關鍵。 Alice任職於台灣一家科技公司，多年來在瀑布型 專案管理 中打滾，她深知專案初期最重要的工作就是「釐清」。她對團隊說：「首先，我們得弄清楚這問題的真正範疇。」隨後開始將模糊的任務逐步拆解，化繁為簡。 模糊任務的來源 許多模糊任務往往來自高層或利害關係人的指令。他們給的多半是大方向的願景，卻缺乏具體步驟與衡量標準。若專案經理無法快速釐清，就可能導致專案進度失焦。 模糊不是問題，放任模糊成為混亂，才是真正的風險 解構問題的方法 Alice的經驗告訴她，要重構一個模糊任務，需經歷三個步驟： 需求訪談： 與利害關係人深入對話，釐清明說與暗示的需求 頭腦風暴： 鼓勵團隊提出各種想法，不急於定論，先把思路打開 範疇界定： 將可能的解決方向收斂為具體目標，並劃出清晰的邊界 專案管理小技巧： 需求訪談時，除了記錄需求本身，更要留意語氣、遲疑或矛盾，這些往往藏著未說出口的真實需求。 從模糊到具體：案例分享 某次系統升級專案中，Alice的團隊接到的初始指令只有一句：「升級系統，不影響業務」。這樣的模糊描述隱含了巨大風險。透過Alice的引導，團隊逐步厘清核心問題——如何在不中斷現有系統運作的情況下完成升級。 她採用了分階段測試、平行運行的策略，加上風險評估表，最終讓專案準時交付並獲得高層肯定。這次經驗也成為公司內部的標竿案例。 流程優化與團隊動能 在重構模糊任務的過程中，Alice特別注重流程優化。她運用專案追蹤工具記錄進度，並持續檢查風險，避免後期爆炸性問題。同時，她理解到團隊成員的動機與士氣，才是推動專案順利完成的核心力量。 面對不確定性的態度 ...