預算控管不失誤

預算控管實戰：結合 AI 與管理紀律的完整指南

在一個尋常的星期五下午，公司會議室中，一位專案經理正向中高階管理層簡報進度。投影幕切到「預算」那張投影片時，當被問到為何超支，他一時語塞，這不是能力問題，而是準備不足與系統性控管的缺口。在專案管理裡，牽一髮動全身，預算控管最容易失手：若不自啟動日起就精準規劃、週期監控並嚴格變更管理，資金流向很快走樣。

核心觀念：預算控管不是財務部門的事，而是每位專案利害關係人共同遵守的「行為紀律」。AI 能幫你看見趨勢與異常，但是否採取行動，仍取決於專案管理的流程設計與領導力。

一、為什麼預算會失控？（從根因開始，而非事後補洞）

• 高估資源彈性、低估風險不確定性：「之後再補」往往變成「永遠補不回」。
• 成本分類不清：直接/間接、固定/變動、一次性/持續性沒有切清，導致基準線失真。
• RACI 不明、權限鬆散：誰核、誰付、誰追蹤模糊，形成「無人看管的費用」。
• 變更管理缺位：需求變更先做再說，未走 CR（Change Request）流程。
• 只看月報、不看趨勢：延遲的現金流與潛在超支未被提早發現。

二、建立可執行的「成本基準線」（Cost Baseline）

基準線不是一張總金額，而是與範疇（Scope）、時程（Schedule）與資源（Resources）相連動的「可分解、可追溯」結構。

2.1 成本分解架構（CBS）—先切清楚你在付什麼

成本類別	說明	舉例
直接成本（Direct）	可直接歸屬於交付物	專案人力、外包模組、雲服務
間接成本（Indirect）	難以歸屬到單一交付物	辦公室租金、共用工具授權
固定成本（Fixed）	與產出量無強連動	設備折舊、固定顧問月費
變動成本（Variable）	隨工作量變動	雲端用量、外包按件計費
一次性成本（One-off）	一次性支出	初次佈署、認證費
持續性成本（Recurring）	週期性支出	SaaS 訂閱、維護費
風險預備金（Contingency）	已識別風險的金額緩衝	需求不確定性緩衝 8%
管理預備金（Management Reserve）	未知未知的管理緩衝	高層控管 5% 不直接下放

2.2 從 WBS 到 CBS：用「工作」驅動「費用」

1. 完成 WBS（工作分解結構），每個工作包（WP）要有可量測產出。
2. 對每個 WP 配人、估工、定單價 → 轉為成本。
3. 把所有 WP 成本合併，形成 Cost Baseline（含風險預備金，不含管理預備金）。
4. 與時程對齊，生成「月/週期資金需求曲線」（S-Curve）。

落地要點所有金額都要「可追溯」到 WP 與合約/PO；沒有來源的金額禁止入帳基準。

三、動態預算模型：不只編一次，而是「持續校準」

你的預算要能配合市場、策略與範疇調整而動態更新，否則靜態預算很快失真。

3.1 現金流與燒錢率（Burn Rate）

• 週期編列：將費用依月（或 Sprint）分佈，避免年初一次灌滿。
• 里程碑綁款項：重大付款綁里程碑驗收，降低前置現金壓力。
• 現金緩衝：至少保留 2–3 個月平均 Burn Rate 的備用現金。

3.2 KPI 儀表板（Budget Health Dashboard）

KPI	定義	門檻（示例）	頻率	Owner
CPI	成本績效指數=EV/AC	<0.95 警示	週	PMO / PM
SPI	進度績效指數=EV/PV	<0.95 警示	週	Scheduler
Forecast EAC	預估完工成本	高於 BAC 3% 需提案	雙週	PM
CR 影響	變更成本影響追蹤	當期淨影響 > 1% 需 CCB	即時	PM/財務

四、監控不是看報表而已：導入 EVM 做早期預警

EVM（Earned Value Management）能把進度與成本放在同一座標系統，提早看見偏差。

4.1 關鍵公式（PMP必備）

EV（賺得價值）＝ 按完工百分比 × BAC
AC（實際成本）＝ 已花費的累計成本
PV（計畫價值）＝ 計畫到期應完成的價值

CPI（成本績效）＝ EV / AC
SPI（進度績效）＝ EV / PV

EAC（預估完工成本，常用）：
  1) EAC = BAC / CPI                     （假設未來趨勢持續）
  2) EAC = AC + (BAC - EV)               （假設未來按原計畫表現）
  3) EAC = AC + (BAC - EV) / (CPI × SPI) （成本+進度皆影響）

ETC（尚需成本）＝ EAC - AC
VAC（完工差異）＝ BAC - EAC
  

4.2 例子（帶數字，有感才管得住）

假設 BAC=1,000 萬；目前 EV=420 萬、AC=500 萬、PV=480 萬：

• CPI=0.84（成本效率差）
• SPI=0.875（進度落後）
• EAC（法1）≈ 1,000/0.84 = 1,190 萬 → 可能超支 190 萬

此時 不是要求團隊「多努力」，而是立刻：

1. 盤點超支來源（人力超時？外包合約？重工？）
2. 提出三套調整方案（範疇、時程、資源）與成本影響
3. 提交 CCB 決議，更新基準線與合約付款節點

五、變更管理：沒有 CR 的需求，預算一律不動

很多超支來自「先做再補單」。建立簡潔而嚴謹的變更流程，讓預算有「閘門」。

5.1 CR（Change Request）最小表單（可直接用）

欄位	說明/示例
CR 編號	CR-2025-017
需求來源	客戶/法遵/資安/內部優化
變更內容	新加密模組，影響 API 介面
影響分析	成本 +120 萬；時程 +2 週；風險：第三方測試排程
替代方案	A: 範疇縮減；B: 追加預算；C: 分階段推出
建議	採 B，並將付款里程碑後移
審批	PO、PM、財務、法務、客戶代表

5.2 CCB（變更控制委員會）運作節奏

• 門檻：當期淨影響 > 1% 或累計 > 3% 必須上會。
• 決議：所有通過之 CR 需即時反映到基準線與合約。
• 透明：每月發佈「CR 影響摘要」，避免黑箱。

六、流程優化：用數據消除「看不見的浪費」

• VSM（價值流程圖）：拉出從需求→設計→開發→測試→驗收的端到端時間，標記等待與重工。
• 採購與請款節點梳理：PO 建置、驗收、里程碑擋板對齊，避免先付後驗。
• RACI 明確：Budget Owner ≠ 最終簽核者時，補上雙重確認。

七、把 AI 放進「預算控管的日常動作」

你不需要打造火箭等級的資料科學平台，從「小而準的任務」開始，讓 AI 真正減少超支機率。

7.1 AI 預測與情境模擬（Forecast & What-if）

• 時序預測：用歷史月度 AC、EV、CR 影響與外部指標（匯率、雲價）做短期 EAC 預測，偏差超過門檻即預警。
• What-if 模擬：輸入「人力+2、時程-1 週」等假設，快速看到對 EAC/SPI/CPI 的影響，支援決策。
• 蒙地卡羅：以已知工期與成本分布做 1,000 次試算，輸出完工成本 80/90 分位數做管理預備金依據。

7.2 AI 異常偵測（Anomaly Detection）

• 費用異常：自動比對供應商報價 vs. 市場行情/歷史合約，標註異常溢價。
• 報銷/PO 對帳：OCR 讀取發票/收據與 PO 條款對比，發現重複請款或不符品項。
• 進度與成本矛盾：AC 飆升但 EV 未動，觸發警示並要求根因分析。

7.3 用AI 摘要與溝通來降低溝通成本

• 自動整理會議與里程碑變更摘要，生成「財務影響一頁紙」。
• 把需求變更文件萃取成三段文字：變更要點 / 成本影響 / 建議方案，供 CCB 快速決策。

Human-in-the-Loop AI 提示 ≠ 決策。所有超過門檻的建議仍需 PM/財務雙簽；AI 的角色是「早知道」，不是「替你做」。

八、一步一步從超支邊緣拉回來

某技術升級專案進行至中段，PM 發現 Burn Rate 遠高於 S-Curve。採取動作：

1. 緊急盤點：兩天內拉出「十大超支來源」，發現重工、外包合約未對齊新範疇、雲資源閒置。
2. 流程優化小組：一週內取消重複審核、關閉 23% 閒置雲資源；外包合約改「里程碑+質量門檻」。
3. CR 打包上會：將零碎需求一次打包，總影響 +3.2% BAC，提出 A/B/C 三案，CCB 選擇 B（追加 2%，範疇微調）。
4. AI 輔助：導入費用異常偵測與 EAC 週預測；兩週後 CPI 從 0.84 回升到 0.95。

最終 EAC 壓回 BAC +1.5% 以內，達到董事會核可範圍，並把「關閉閒置資源」寫進組織標準流程。

九、溝通不是喊口號：兩個可直接使用的範本

9.1 預算偏差通報（Slack/Email 範本）

主旨：[週報] 專案X 成本偏差通報（CPI 0.91 / 預警）

各位利害關係人您好，
本週 EVM 指標如下：
- EV/AC/PV：420/460/470（萬元）
- CPI：0.91（警示），SPI：0.89（警示）
- EAC（法1）：1,098 萬，VAC：-98 萬

根因摘要：
1) A模組重工 2 次（規格誤解）
2) 外包B超出約定工時 12%

行動方案（擇一或組合）：
A) 範疇縮減：C子功能延後至第2版（影響客戶中低）
B) 增補人力：前端+1人月（+35 萬），預計 SPI 提升至0.96
C) 合約調整：外包B 改里程碑支付並納入質量門檻

請於 週三 12:00 前回覆偏好方案，以便 CCB 決議。
— PM 林
  

9.2 CCB 會議紀錄（重點欄位）

項目	填寫示例
會議目的	審議 CR-2025-017 打包變更與預算調整
決議	採 B 案，追加 2%，質量門檻納入外包條款
基準線更新	BAC +2%，S-Curve 重算；付款節點後移一週
行動負責人	PM/財務/法務 各自的交付與截止日
溝通對象	客戶窗口、供應商、內部主管列表

十、30/60/90 天落地路線圖（Roadmap）

時間	目標	關鍵舉措	輸出物
30 天	看見真相	完成 WBS→CBS；導入 EVM；建立 CR 表單與 CCB	Cost Baseline、S-Curve、CR 範本
60 天	穩定節奏	每週燒錢率與 EAC 預測；流程瓶頸 VSM 一輪優化	Budget Dashboard V1、流程改善清單
90 天	最佳化	外包條款里程碑化；費用異常偵測；蒙地卡羅建立管理預備金	治理手冊 V1、年度預算準則

把「看得見、管得住、動得快」變成文化

預算控管的成功不在於某一招，而是把多個看似小事做成「習慣」：費用可追溯、變更有閘門、數據每週看、方案成對提、決議立即落地。AI 能協助你更早看見超支跡象、更快找到異常來源；而把事情扛起來、把流程守好，仍是每一位專案管理者的基本功。

從今天起，請先做三件小事：（1）把所有費用對回 WBS/CBS，（2）建立 EVM 週節奏，（3）沒有 CR 的需求一律不動。等你做到第四週，預算就不再是投影片上的驚嘆號，而會成為你手中可以預測、可以調度、可以交付的「可控變數」。