同理心在職場中的局限：專案經理應如何應對挑戰
超越同理心：專案管理實戰心得
台北某技術公司的會議室裡，專案經理David正被一連串的問題淹沒。外包商又一次未能如期交付，工程師小組抱怨工作量過重，而市場部門的Susan則急著將新產品推向市場。
"這周一定要交，不能再拖了"，部門主管在電話另一頭堅定地說
David面對著利害關係人的多重壓力，心中不禁嘀咕：「這個估算一看就知道做不到啊」
同理心的力量與侷限
多年來，David習慣在專案風暴中，用一杯濃烈的咖啡搭配滿桌的專案文件。他明白，同理心是一種強大的管理工具，能短暫緩和衝突並獲取團隊的理解。然而，光靠同理心並不足以解決深層問題。
特別是在 專案管理 方法中，過度依賴同理心甚至可能製造「虛假的安全感」，讓人以為專案順利進行，卻忽略了風險在暗處不斷累積。
衝突爆發：同理心不足以收拾局面
在某天早上的會議中，產品開發團隊成員Tom因不滿分配的工作任務，憤而提筆離席。David完全理解Tom的壓力，因為專案工期緊迫，資源分配不均一直是困擾整個團隊的隱憂。
然而，光靠安撫並不能解決問題。David心中清楚，若不徹底改變現狀，專案風險只會不斷擴大。於是，他決定釜底抽薪，從根源進行流程優化，讓整個專案回到正軌。
問題診斷：時間與資源錯配
David首先召集了一支精英小組，進行全面的專案風險評估。過程中發現，一個關鍵問題是各小組對「完成時間」的認知不一致，驗收標準也模糊不清。
結果導致各部門在時間規劃上各說各話，資源分配嚴重失衡，影響了專案的整體節奏
這類資訊落差讓專案團隊如同在霧中前行，增加了不可預測的風險。
腦力激盪：讓所有聲音被聽見
為了確保所有部門的意見都能被納入考量，David引入了腦力激盪法。他設計了明確的議題框架，讓各部門自由提出問題與解決方案，並在過程中引導大家逐步形成共識。
- 設定討論主題，聚焦於「可能的阻礙」與「潛在的解決策略」
- 鼓勵團隊成員提出不同觀點，並記錄所有建議
- 將討論結果整理成行動計畫，確保後續可落實執行
David特別留意不要讓同理心淪為空談，而是將其轉化為具體的行動，尤其是在流程優化上。例如，他推動「每周進度報告標準化」，減少資訊在傳遞過程中的扭曲與延誤。
流程優化與透明化：重建信任
接下來，David與團隊導入了數位化 專案管理工具，將大型目標拆解成可驗證的小步驟，每一階段都明確定義責任人與交付標準。
這一做法有兩個核心好處：
- 提升資訊透明度，讓利害關係人能即時了解專案進度
- 降低誤判風險，及早發現並修正問題
透明化管理讓各部門之間的不信任逐漸減少，也讓所有參與者更清楚專案目標與彼此的責任範疇
小提醒：透明化不等於公開所有資訊，而是將關鍵資訊適時、適當地提供給正確的人，確保決策精準高效
David的管理反思
當優化後的流程初步顯現成效時，David心中的壓力逐漸減輕。他深知，在專案管理的旅程中，沒有一種策略可以解決所有問題。
同理心只是工具之一，真正讓專案運轉順暢的，是結合洞察力、決策力與執行力的綜合管理
他總結出一個關鍵觀念：專案經理最大的挑戰，不在於「如何讓大家感覺良好」，而是在於如何在衝突、壓力與時間限制下，保持團隊穩定並持續向目標邁進。
超越同理心，追求成果
對於所有專案經理與中高階管理者而言，當同理心無法再化解現實的困境時，不妨重新評估專案流程與管理模式。透過透明化管理與流程優化，不僅能提升效率，更能在風險重重的道路上，為專案鋪出一條穩定前進的路。
專案管理的核心，不是情感上的安撫，而是讓願景能夠實際達成目標，讓每位團隊成員都清楚知道，自己正在走向共同的成功。
這個網誌中的熱門文章
PMO是什麼？專案經理必懂的PMO、SOP與Waterfall
硬底子才是王道：專案管理就像打副本 硬底子才是王道： 專案管理 就像打副本 玩過線上遊戲的人都知道，表面上大家能聊天、換裝備、跑地圖，氣氛很熱鬧；但真正決定一個隊伍能不能打贏大魔王的，是分工與基本功。沒有輸出（DPS），王打不掉；沒有坦（Tank），隊伍一下就全滅；沒有補師（Healer），大家撐不到最後。再炫彩的時裝、再活躍的公會頻道，關鍵時刻都救不了你。 一句話重點： 遊戲靠分工， 專案管理 也一樣；真正撐起專案的，是可重複、可追溯、可驗證的「硬底子」。 專案裡的「硬角色」：把戰場穩住，輸出打滿 職場上，口才好、會激勵、緣分廣，像是遊戲裡的聊天頻道與表情動作，讓旅程更舒服。但能撐住副本節奏、確保通關的，永遠是以下這些「硬角色」： 遊戲分工 職場對應 在 專案管理 中的硬任務 沒有它會發生什麼？ Tank（坦） PMO 架構 治理與節奏控場：里程碑設計、基準線管理、風險門檻與升級路徑 決策混亂、優先級飄移、會議多而無結論 Healer（補） SOP／作業規範 把最佳做法文檔化、版本化、可追溯；交付驗收清單化 同樣錯誤重複發生、交付品質不穩、交接即失憶 DPS（輸出） Waterfall 基礎流程 WBS 分解、關鍵路徑、依賴管理、變更控制（CR→CCB） 專案斷點不明、估時失真、遇變更全隊重工 小叮嚀： 敏捷很重要，但要跑得快，先得站得穩。建議學習曲線採「先打好 Waterfall 基礎 → 再引入敏捷元素」，讓節奏與治理不打架。 軟技巧是 Buff，但不是核心輸出 溝通、激勵、領導、跨部門協作，這些都是「Buff」：能把隊伍的輸出加成、補血更有效率、容錯更高。...
以MBTI 分析誰適合當專案經理？
以MBTI 分析誰適合當專案經理？ ⚠ 本系列文章基於 MBTI 的基本概念與專案管理實務經驗，主要用於提供管理建議，而非心理學專業診斷。 在我的職業生涯中，我時常遇到非專案管理背景的人問我：「你認為什麼樣的人適合當專案經理呢？」 在常見思維裡，特別是在台灣，大家通常認為溝通能力是評估專案經理最重要的指標之一。這與台灣的產業類型與工作文化有很大的關聯。台灣的企業環境，無論是傳統產業還是科技業，都非常強調人際關係，並且在運營上具有極高的彈性。這種靈活性使台灣企業能夠在全球市場中迅速適應變化並獲得競爭優勢。 然而，身為專案經理，我們的核心職責並不是單純依賴溝通能力，而是確保專案能夠按照既定目標推進並達成成果。不同公司、不同產業對專案經理的要求也會有所不同，因此不能單憑「溝通能力」來決定一個人是否適合擔任專案經理。 舉例來說，在某些企業招聘專案經理時，他們的職缺描述（Job Description, JD）可能會寫明：「需要外向、積極主動的個性。」這是否意味著內向型（MBTI 中的 I 型）的人就不適合當專案經理呢？其實，最多只可以解釋內向型（I 型）可能不適合這個公司的這個職位，而不是不適合所有專案經理職位。 專案管理的成功不取決於單一性格類型，而是個人如何發揮自身特長並適應不同的專案環境。 例如： 1. 外向型（E 型）專案經理：通常擅長即時溝通、善於激勵團隊、能夠快速建立人脈，適合動態變化大、需要高度協作的專案環境，例如行銷、公關或創意產業。 2. 內向型（I 型）專案經理：通常更注重細節與深思熟慮的決策，擅長透過書面報告與結構化的會議來管理專案，適合技術導向、長期規劃的專案，如軟體開發、數據分析或科研專案。 MBTI 還能幫助專案經理了解自己在決策風格、問題解決方式以及團隊管理上的優勢與挑戰。 例如： - 理性思考型（T 型）專案經理偏好數據分析與邏輯決策，適合科技業與工程類專案。 - 感性思考型（F 型）則更擅長處理人際關係與團隊氛圍，適合教育、社會企業等強調人際互動的產業。 - 結構導向型（J 型）通常擅長規劃與控制專案進度，適合大型企業的正式專案管理流程。 - 彈性適應型（P 型）則在快速變化的環境中更能隨機應變，適合創新與初創企業的專案。 因此，專案經理的成功與否，並不取決於是否符合某種特定的 MBTI 類型，而是能否選擇適合自己性格與優勢的產業...
AI導入專案管理：職場專案團隊的未來挑戰與趨勢
AI導入 專案管理 ：挑戰、機會與未來 AI導入 專案管理 在某個晴朗的週一早晨，王經理走進辦公室，他面對的不是一大疊的報表，也不是同事的會議邀請，而是一張充滿期待與壓力的招聘單。董事會決議引進人工智慧技術，為這個 專案管理 團隊增添一抹現代化色彩。這並非一個容易的決定，無論從技術面還是人員激勵層面，AI 的導入都需要慎重考量。 AI能帶來的不僅是簡單的流程優化 很多人提到 AI 總會想到自動化、高科技，但在 專案管理 的世界裡，AI 能帶來的不僅是簡單的流程優化，更是專案風險的有效控制與利害關係人的精準預測。 以王經理的專案為例，他們計劃在三個月內完成一個跨部門的系統整合項目。此時，AI 系統分析可以幫助他們在前期就預測出時間表中可能出現的延宕風險。例如，某人力資源系統 API 的整合過程中，AI 工具即時提供了這個模組過去的問題數據，提醒王經理小心一再重現的兼容性問題。 當然，引入 AI 並不意味著抹殺人性化判斷與領導力。相反，這是一個強化的機會。陳專案經理就用自己的經驗進行了詮釋。在一個涉及多國合作的專案中，面對不同文化與溝通風格，AI 提供的數據分析幫助他快速掌握全球團隊成員的專業背景與性格偏好。然而，如何用這些數據引導有效溝通仍仰賴他的直覺和經驗。 導入 AI 的挑戰與企業責任 面對這些挑戰，企業需妥善選擇適合的 AI 解決方案。必須確保這些工具不僅能整合到現有系統中，還得兼顧資料安全性與操作便利性。這是許多台灣企業管理者最不容易實現的目標。某些專案的失敗往往就在於未能有效地說服團隊成員接受新技術。 對於 專案管理 經理來說，接受新科技的挑戰並不只是在工作流程上進行簡單的變革，而是要真正地將 AI 能力與現有團隊的核心技能相結合。讓技術成為每一位團隊成員的戰友，而非冤家。 王經理在專案啟動會上，花了一整個上午解釋 AI 的價值和工作方式，並用實際案例去打消團隊的顧慮。這種貼心的過程不僅增強了團隊信心，更象徵著一股全新的合作文化。 AI導入的策略與學習建議 以 AI 導入各類 專案管理 團隊絕非一蹴可幾，這需要的不只是技術的提升，還有文化的接受，以及長遠的策略性思考。 專案管理 經理們若能...
留言
張貼留言