跨部門協作：從資源爭奪到目標對齊的實戰指南

小美的跨部門協作實戰記

「這禮拜要交這份報告是沒問題，但好像還少一組數據⋯⋯」 小美眉頭緊鎖，電話另一頭的財務部同事阿傑語氣依舊冷淡。 這場爭論並非首次，每一次專案進度表上的數字跳轉，都像一根針，刺在小美的神經上。 她心裡清楚，這並不是單純的資料缺漏問題，而是跨部門合作背後的權力博弈。

公司正在推行一項新產品開發專案，看似光鮮亮麗，但內部卻暗潮洶湧。 產品研發、行銷推廣、財務預算、客服團隊，無一缺席，卻各自有不同立場與優先順序。 資源有限，爭權奪利的氛圍時常出現，每個部門在會議上都為自己的需求極力爭取， 甚至有人為了保護自己的部門利益，選擇隱藏部分真實資訊。 在這樣的環境下，專案經理就像夾在中間的裁判，任何決定都可能引發新的矛盾。

「當目標沒有對齊，每一次會議就像是一場權力角力。 當目標真正對齊，專案就能像河流般順暢推進。」

小美清楚意識到，若不解決這場部門之間的拉扯，專案終將流於形式。 但她也明白，現實中每個部門的認知和成熟度不同，有些主管追求短期績效，有些則關注長遠目標。 這代表她必須先了解每個部門的真實想法，否則再完美的計畫也無法落地。

一、建立共同願景：先讓大家看到同一張地圖

小美舉辦了一場全體啟動會，將所有部門主管聚在一起。 在這場會議中，她要求每個部門坦誠分享自身的需求、擔憂與挑戰，並在白板上共同描繪專案願景。

然而，過程並不順利。 財務部的阿傑當場表達疑慮：「我不認為這個新產品能達到預期收益。」 行銷部經理則急忙反駁：「沒有充足的市場推廣，產品永遠無法出頭。」 氣氛一度緊張，甚至有人提出暫停專案的建議。

小美並未急於說服所有人，她先讓大家冷靜下來，並安排行銷部提供更詳細的市場數據， 讓財務部看到具體的潛在收益。過程中，她不強求立即的共識， 而是希望各部門先建立一個最低程度的共同理解：這個專案是全公司必須一起承擔的責任。

小美心得：在現實環境裡，所謂「共同願景」並非一次會議就能達成， 而是先建立最基本的共識，讓各部門願意繼續坐下來談。這比強行統一立場更為重要。

二、流程優化：化繁為簡，減少不必要的摩擦

願景只是起點，真正讓協作順暢的是流程。 小美請來一位外部顧問，針對公司現有的流程進行審視。結果發現，公司內部文件簽核冗長， 資料分散在不同系統中，每次找一份資料都需要耗費大量時間。

顧問提出三個改善方向：

• 建立共享資源平台：讓所有部門都能在同一平台查詢與更新數據，減少重複溝通。
• 簡化簽核流程：將過去需要五層簽核的決策縮減為兩層，提升決策速度。
• 導入敏捷思維：每兩週設定小目標，用實際成果快速檢視方向是否正確。

雖然改革初期仍有人抱怨「多此一舉」，但當各部門開始感受到效率提升時，反對聲浪逐漸減弱。

現實提醒：流程優化需要時間與耐心，初期的阻力一定存在。 成員的認知差異意味著你必須在推進改革的同時，不斷教育並示範其價值。

三、透明溝通：打破資訊黑箱，建立最低限度信任

小美實施了「雙週開放會報」制度，每兩週由各部門輪流分享進展與困難。 所有會議資料必須公開上傳到共享平台，避免資訊只在少數人手中流轉。

在第一次開放會報上，客服部主管公開承認：「我們其實不知道研發部門目前的功能優先順序， 所以我們提供的用戶回饋沒有辦法精準對焦。」 這讓研發部意識到自己的資訊封閉已經影響整體協作，進而自發地開放更多內部進度。

雖然這種透明化的會議仍有不少人覺得麻煩，但隨著幾輪實施後，誤解與抱怨開始減少， 團隊之間的互信慢慢建立起來。

四、現實中的限制與無奈

儘管專案取得了一些進展，小美深知現實並非理想。 不同部門的成熟度、文化與認知水平仍有落差，有些主管只關心短期KPI， 有些則對整體策略視而不見。她明白，這些問題不可能一夕之間消失。

在最後的總結會議上，小美坦言：「我們不可能讓所有人都完全同心協力， 但至少我們已經建立了一個基礎框架，讓專案可以在有限的資源下持續前進。」

五、行動建議：三步驟打造高效協作團隊

1. 建立最小共識：不要期望一次達成完美願景，先有基本認同再慢慢擴大。
2. 流程簡化：優先處理阻礙協作的流程，讓資訊流動更快更透明。
3. 漸進式透明化：一步步增加公開資訊，避免一次過度衝擊現有文化。

在現實的職場中，跨部門專案的成功往往需要在理想與現實之間取得平衡。 小美的經驗告訴我們，專案管理不只是工具與制度的比拼， 更是一場持續的心理戰與認知磨合。 只要能讓各部門在基本層面上看見共同的目標，即使過程不完美，專案仍能一步步向前推進。