PM再高效，遇上錯誤組織設計也只能滅火

當錯誤的組織設計成為專案管理最大敵人

一天早上一如往常，Jane手中端著咖啡走進辦公室。團隊裡樂聲還沒響，她已經得做好心理準備迎接接下來一整週災難般的開會日程。這並不是因為她的專案管理能力有何不足，而是源自一個讓她費盡心血卻無法輕易改變的現實問題：一個結構複雜且不合理的組織設計。

一、無法掌控的資源困境

當專案經理面對組織設計不當時，最大的困境莫過於無法掌控資源。Jane身處的環境中，各部門間明明都有交集，但實際運作起來卻像是在不同陸地上航行的船，彼此距離遙遠，無法即時協作。

這樣的場景並非少見，許多企業組織設計不當，使專案經理像消防隊員般四處滅火，疲於應付突發的專案風險。

要快點上線!
上司不耐煩的聲音仍餘音繞樑

前一秒她還在解決資金預算未落實的困境，下一秒立刻迎來來自利害關係人的各種謾罵與指責。

當Jane安排每日專案工作時，發現有些專案成員專注於技術細節，完全錯過了重要的會議時間，而這並非因為他們不夠積極，而是因為現有的專案與組織結構早已不合時宜。

這個估算一看就知道做不到

Jane心中不斷提醒自己，眼前的困境不是努力不足，而是制度上的缺陷。

二、從利害關係人開始的改革

她知道自己需要具體行動來重組專案流程並獲得組織結構上的支援。首先，Jane從利害關係人的角度重新審視專案的目標與需求，認識到真正有效的專案管理應該從建立穩固的溝通橋樑開始。

在每次會議前，她鼓勵利害關係人提出具體關切點，並建立一套完善的溝通平台，確保每個聲音都能被聽見，避免誤解積累成更大的衝突。

三、跨部門小組的建立

Jane引入了符合台灣文化的組織結構，讓流程優化真正成為可能。她打破過去依賴單一部門思考問題的習慣，組建了一個跨部門小組，讓成員能夠隨時靈活應對突如其來的專案風險，減少因過時流程導致的摩擦與延誤。

這樣的跨職能團隊，讓每位專案成員更容易建立共同語言，也使整體決策速度大幅提升。

四、數據化說服上層支持

擁有豐富內訓經驗的Jane深知，主管的支持與包容對於推動變革至關重要。她利用自身的專業知識，生動地為中高層管理者分析滅火式管理的高昂成本，並以可視化的數據模型呈現組織設計不當所造成的負面影響。

這種直觀的數據展示，不僅讓問題被看見，也讓上層逐漸認可改革的必要性，進而提供資源與政策支持。

五、從混亂走向秩序

隨著改革逐步推進，因組織設計不當引發的混亂開始得到緩解。團隊上下對於專案風險的拆分與解讀變得更加敏銳，決策流程也更加清晰。

Jane發現，過去疲於奔命的滅火日子，慢慢被預防性管理取代，專案不再只是被動應對，而是能夠主動規劃與掌控。

六、Jane的反思與建議

回顧這段顛簸的歷程，Jane深刻體會到，即便是再高效能的專案經理，也敵不過一個錯誤的組織設計。

因此，她提出兩項關鍵行動建議：

• 專案經理必須敏銳識別組織結構中的誤區，並提出可行的重組方案。
• 積極培養跨職能溝通能力，確保每位專案成員都能在同一個陸地上協同作戰。

或許一個正確的組織設計，不僅能讓專案經理們從疲於奔命的滅火工作中脫身，更能讓他們飛得更高，看到專案成功與企業成長的宏大藍圖。