高效訪談利害關係人，避開雷區的11種提問技巧
利害關係人訪談的 11 個關鍵提問：如何從「問錯問題」到掌握專案脈絡
在台灣的一家中型科技公司裡，身為專案經理的 Cindy 最近接到一個重任。 公司即將推出新的 AI 自動化 工具，她必須在有限時間內和各部門的利害關係人進行一輪深度訪談， 釐清需求、風險與期待。
這一次，她特別緊張，因為上次的經驗並不好。 那時她自以為準備充分，訪談大綱寫得滿滿，結果正式開會時， 問題問得太抽象，核心資訊沒問出來，利害關係人的真實顧慮也完全被埋在話裡不話外。
訪談利害關係人，看起來只是「聊天」，實際上是專案成敗的重要分水嶺。 問得好，可以挖出真正的需求、風險與政治現實；問得不好，整場會議就會變成客套與空話。
下面整理出 11 個訪談時可以使用的提問方向，同時提醒應該避免的問法， 幫助專案經理在 專案管理 與流程優化上少踩一些雷。
1. 釐清專案存在的理由：為什麼現在要做這件事？
很多訪談一開始就跳進功能細節，結果雙方一直繞圈圈。 Cindy 這次學會先問大方向：
「這個專案對你來說，最重要的意義是什麼？ 如果它成功，對你或你單位會有什麼實際改變？」
「你對這個專案有什麼看法？」 太寬、太空，很容易換來三句話就結束的寒暄。
2. 挖出真正需求：哪些細節其實不是細節？
在 專案管理 裡，很多災難來自於「以為只是小地方」。 Cindy 會改問：
「在你每天的實際工作情境中，你最希望這個解決方案幫你處理哪幾件事？」
接著再追問：
「如果這一塊沒有處理好，對你會造成什麼影響？」
「有沒有什麼要改的？」 多數人會客氣說「差不多」，真正的問題便被默默保留到上線後才爆出來。
3. 提早看見阻力：目前你最擔心什麼？
對於導入 AI 自動化 這種專案，阻力往往不是技術，而是使用習慣、權限、責任邊界。 Cindy 會直接問：
「以你現在的角度來看，這個專案目前最大的障礙是什麼？」
「有問題再跟我說。」 這等於把風險交給對方自行判斷，真正有政治敏感的人反而不會講。
4. 定義階段性優先順序：現在最不能失手的是哪一塊？
階段性的清楚，有助於避免「什麼都想做，結果什麼都做不好」。 Cindy 會這樣問：
「在這一個階段，如果只能做好一到兩件事，你覺得應該是什麼？」
「還有什麼？」 問得太籠統，對方很容易只是補充零碎事項，卻沒有真正排出優先順序。
5. 打開對方的理想畫面：對你來說，什麼叫做「算成功」？
與其一直問「這樣可不可以」，不如請對方描繪理想情境。 Cindy 的問法是：
「如果這個專案完成時，你覺得一切都很順，那現場大概會是什麼樣子？」
「有什麼不好的？」 太早把焦點拉到負面，容易讓對方只想防守，而不願意打開來討論。
6. 回到現實資源：我們手上真的有多少籌碼？
再完美的構想都要落回資源。 尤其在導入 AI 自動化 時，更需要清楚邊界。
「以你所知道的，目前有哪些資源是可以支援這個專案，哪些是明顯不足的？」
「我們有多少容錯空間？」 這種問法表面在談風險，實際上容易讓人覺得你只是想幫自己找退路。
7. 看見專案之間的牽引：這案子會壓到誰的腳？
在複雜環境裡，一個專案很少單獨存在。 Cindy 會問：
「就你了解，這個專案和你目前在跑的其他計畫之間，有沒有會互相影響的地方？」
透過這個問題，她往往可以提早看見資源衝突、排程矛盾，甚至是 KPI 彼此打架的地方。
只問「這個專案怎麼成功」，卻沒有問「它會不會害別的計畫失敗」。 這是很多 PM 容易忽略的盲點。
8. 建立共同語言：同一個字，在你這裡是什麼意思？
很多誤會源自於「大家都以為自己懂對方在講什麼」。 Cindy 會在關鍵詞上多花一點時間：
「剛剛你提到『穩定』這個字，你心裡的穩定，大概是什麼樣的標準？」
直接用滿滿的專有名詞往對方身上丟，結果對方不好意思說聽不懂， 專案後期才發現雙方根本不是在談同一件事。
9. 從過去學教訓：上一次，我們哪裡做得不夠好？
過去的專案，是最好的案例庫。 Cindy 會用很中性的方式問：
「如果以你過去參與的類似專案來看，有沒有哪一段是你印象特別不好，覺得這次絕對不要重演的？」
「上次是不是有人沒有顧到這個？」 太快把責任貼在人身上，對方反而會選擇避談。
10. 預先討論風險：如果情況偏掉，我們要怎麼調整？
Cindy 不會只問「會不會有風險」，而是把風險視為正常、可以被管理的一部分。
「如果未來發現情況和現在預期不同，你希望我們怎麼調整，才符合你的期待？」
「如果出了岔子怎麼辦？」 這種問法太隨便，會讓對方覺得你沒有真的打算負責任地處理風險。
11. 把訪談收斂成行動：從會議室走到下一步
再好的訪談，如果沒有收斂成具體的動作，很快就會被日常工作淹沒。 Cindy 會在最後問：
「在我們今天談的內容裡，有哪一兩件事是你覺得一定要先被跟進的？下一步你希望我們怎麼做？」
「那就先這樣。」 這種話聽起來輕鬆，但代表沒有任何人真的對「下一步」負責。
結語：好的訪談，是專案成功前最關鍵的投資
當 Cindy 開始用這套提問方式重新設計她的訪談流程時， 她發現自己與利害關係人之間的對話變得更具體，也更有深度。 不再只是記錄對方說了什麼，而是一起看清楚專案真正面臨的是什麼。
在忙碌的 專案管理 工作裡， 每一次訪談，都是在為未來的決策鋪路。 問得越清楚，後面要處理的誤會與返工就越少。
專案基本功上還想再加強 ?
若你覺得這篇內容偏策略、偏政治，而你在專案基本功（需求拆解、風險管理、WBS、時程控管）上還想再加強， 建議先把基礎打穩，再來吸收這些進階技術，你會更快看懂。
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