林佳熹 | 專案筆記 | AI

在台灣某家國際知名的科技公司內，常常出現一種奇特的「寂靜」。專案經理小陳每週例會時，看著對面那一排中階主管們，這些負責多個專案的中層，嘴巴緊閉，臉色無波動。儘管會議室中充滿了緊湊的氣氛，但他們像是一道不願打破的牆，防止了更多有效討論的發生。 沉默是無形的阻力 在 專案管理 過程中，這樣的「沉默」經常成為無形的阻力。大多專案經理和中層管理者都明白，流程優化及利害關係人的管理至關重要，然而，面對上級壓力與下級執行的夾縫中，他們難免選擇避開正面的討論，而以沉默表示認同或反抗。這樣的現象尤其在瀑布型專案中更為顯著，因為一旦開始執行，計畫與現實的差距就變得難以忽視。 小陳的一件經歷或許能讓這一點更清晰。在他主持的一項大型軟體專案中，一條不明確的市場需求在初期就被忽視。當專案風險逐漸顯現時，那些手握關鍵資訊的中層仍然保持緘默，這樣的忽略導致後續的更改不但漫長且耗費資源。事後的反思讓小陳警覺，這場沉默並不是真的缺乏意見，而是缺乏一個允許意見浮現的環境。 如何打破沈默? 到底該如何打破這層無聲的障壁呢？首先，必須構建一個開放透明的溝通環境。企業不僅僅是提供一個渠道讓中層說話，更應激勵他們發聲。這不只意味著在會議中分配發言時間，需要更深層的信任培養與文化塑造。當中層管理者感到自己的意見被珍視，他們無需再依賴沉默來自保。 其次，必須強化流程優化與風險管理的意識。常有人覺得無法在完成高層設定的嚴格KPI與即時應對專案風險之間找到平衡，因而選擇靜默以免錯誤被責備。這種心理往往來自於對失敗的極度恐懼。透過系統化的 專案管理 訓練，加強風險預測能力與抗壓的心理訓練，他們將更有信心在發現問題時及時反應。 再次，應有效利用數位工具進行溝通與流程優化。在數位化的大趨勢中，即時數據分析、協作平台與即使遠距也能無縫溝通的工具，能夠讓 專案管理 更具前瞻性與適應力。小陳所在的公司透過導入如Jira、Trello等 專案管理 平台，使團隊能掌握實時動態，逐步減少信息傳播的斷層。 沈默裡根因 不妨思考這樣一個問題：如果每一個專案經理都能從一場沉默中聽見那些未來得及說出的需求，並且給予中層更多發聲時機，未來的專案是否能更加順利？若能做到如此，或許不僅僅是專案成功的關鍵，也能在人與人之間建構更緊密的信任橋樑。最終的行動建議，是為每一位中層開設溝通的門，而非將其深鎖在沉默的房間中。

在某個繁忙的台北辦公室，擁有十年經驗的專案經理David正面臨著一個艱鉅的挑戰：新的產品開發專案不只邀集了各部門的利益，也牽涉到龐大的資源投資。然而，專案團隊內部的溝通不順、跨部門的合作摩擦以及緊張的時程安排讓他感到壓力倍增。對他而言，帶動內部動能已經成為專案成功的關鍵之一。 如何激發團隊動力? 很多 專案管理 者像David一樣站在這樣的十字路口。 專案管理 不僅僅是依照既定架構執行，也包含了如何在壓力環境下啟發團隊士氣。David明白，只靠行之有年的專案框架已經不夠，如何靈活運用 專案管理 知識，加上對團隊心理的敏銳觀察才是成功的秘訣。 面對這樣的情境，不少專案經理會發現，專案風險與利害關係人的有效管理可能會是助攻關鍵。David在會議中以幽默的方式融入真實數據，讓團隊看到目前的風險和預期的機會。他設計了一個開放性問答環節，以便每位成員都能針對自身所涉環節發表意見。這不僅提高了團隊的參與度，也讓每一個人都開始重視自己的貢獻如何影響整體。 部門間的合作 打破部門壁壘一直是David面對的難題。因此，他創建了一個跨部門的工作小組，每個小組內的成員皆需輪流擔任暫時的協調角色，負責內部的流程優化以及外部資源的調度。這樣的安排使各部門合力解決問題，極大提高團隊的自主性和協作效率。共同的責任感和成就感在很大程度上促進了團結，讓原本可能產生的跨部門摩擦在對話間化解。 動機 David還了解到，持續的動機付出是保持團隊活力的法寶。他給予成員足夠的學習資源與自我提升機會，安排不定期的工作坊和訓練，增強專案相關的技能。這不僅讓團隊成員的能力有所提升，許多人也開始對工作本身充滿熱情，因為他們看到了這份工作的內涵與價值。 優化 如果管理者能持續以這種方式挖掘團隊潛能，並在過程中不斷優化自己的管理策略，那麼即使面對茫然無序的挑戰，也總有成功的可能。David充分運用了他的領導能力調動內部資源，如此不僅提高了專案的成功率，也為組織的未來發展奠定了紮實的基礎。 對於其他專案經理與中高階管理者而言，領導不是一種職權或頭銜，而是能否在團隊中激發每一位成員的能量。這需要敏銳的觀察力與真誠的交流。大家都說 專案管理 是一連串的精細操作，然而其核心則在於不斷的學習與反思。 有SOP旦也彈性 以David的經驗來看，關鍵在於，無論是面對瀑布型專案還是其他類型的專案套件，管理者都需擁有充分的彈性，懂得發揮...

「老葉，你一直說要這禮拜完成系統升級，這樣是做不完的啦。」林經理在會議室準時與專案團隊展開討論，在白板前揮舞著記號筆，滿滿的規劃看似完成，但現實卻不如預期。這場景在許多企業中並不罕見。企業中的轉型，經常被簡化為引入新技術或升級舊系統，然而轉型過程中真正痛苦的部分，往往隱含在人與管理的挑戰中。 專案轉型超越系統 市面上各式 專案管理 工具層出不窮，AI、雲端系統這類技術服務雖然精密且功能強大，但鮮少有人指出：這些技術自身並不會奇蹟似地解決轉型阻礙，它們只是輔助。我們以為換了一套系統或工具，整個組織就能自然進入一個更有效率的狀態，事實是否真這麼簡單呢？ 舉一個案例來看，一家想要從傳統生產模式轉型成自動化製造的公司，管理層埋頭開發預算、審批新系統，林經理想像中，這是一場流暢的過渡，只是數據顯示：成效總是差強人意。員工產生了抵制，市場需求沒有預期地回應，似乎每一個環節都出現了一個無法預料的風險。這不單是系統問題，而是涉及組織行為、文化改變及人員不適應等多層次的挑戰。 如何更全面的方式來思考? 針對這樣的專案風險，管理層需要透過更全面的方式來思考。首先，就是要正確辨識利害關係人。過度依賴技術換新，忽視內部利害關係人的需求，往往會令團隊士氣低落。實際經驗中，組織文化必須做好調整，過長的流程與僵化的管理模式驗證了那句話：「兵馬未動，糧草先行」，可惜這句話不只針對物資，更直接指向人心。 一位企業顧問在調查其中一個專案的轉型失敗時曾發現，主要問題在於上層與基層溝通不暢。管理層訂定項目時，只考量到硬性目標，而忽略員工實際操作的細節。這對於以往習慣瀑布型專案流程的公司來說，簡直是一種巨大的變革挑戰。 因此，具體解法在於先從專案風險著手管理，把目標層分為可執行的小步驟，逐步驗證成果。舉例來說，林經理可以設定短期、小型的目標供員工驗證，再逐步實施完全升級，以減少過程中的不確定性。這樣的 專案管理 方法能提高團隊士氣，因為他們不再擔心一步錯、步步錯，轉而採取較輕鬆的方式來檢視工作成果。 若要將技術轉型真正落實，還必須同步進行流程優化。許多成功例子顯示，將繁瑣的管理流程電子化、簡化，能大幅降低企業的營運成本，並提高生產力。可是，流程優化與系統的改變相輔相成，和諧共生，並且須有全員的參與，再加上不斷的績效回饋，才能形成正向循環。 最諷刺的是，無數成功的轉型故事告訴我們，技術只佔成敗的百分之三十，餘...

建立貼合人性的SOP 當秋天的微風吹進會議室時，Jack正站在白板前，籌劃著他下一個大的專案。這是一個需要跨部門協作的複雜項目，他的團隊有來自各個部門的人才。Jack知道如果沒有一套清晰而有效的SOP，這場盛大的協作可能會變成一場災難。 建立一套完善的SOP就萬能? 進入職場多年的專案經理們或許都遇過這樣的情境：「這禮拜要交的進度」，「這個估算一看就知道做不到」。往往在瀑布型專案中，由於層層相依的環節，某個小環節的失誤可能導致整個項目進度的延誤。於是，有人提出為什麼不建立一套完善的SOP，教導並要求每一位專案成員嚴格遵循？然而，Jack的過往經驗告訴他，單靠機械化的流程設計，是無法解決人與人之間的多元共鳴問題。 所謂人性SOP，不單是標準化的流程 考慮到項目中的利害關係人，他思考著如何能讓SOP不僅僅是個制式化的指導手冊，而是真正成為團隊協作的潤滑劑。所謂人性SOP，不單是標準化的流程，而是以「人」為核心去思考，如何在達成目標的同時，讓每個利害關係人在其中都能發揮所長，達成共識。 回想過往案例，Jack曾遇上過一次失敗的專案風險管理。那次，團隊由於忽視一個小細節，導致項目差點泡湯。經驗告訴他，SOP應該要能預見這些風險，在規劃時就該融入靈活應對的空間。這不僅需要具備 專案管理 的理論基礎，更要求PM對各部門工作內容的深刻理解。只有如此，才能在流程優化時，既兼顧標準化，又不失靈活性。 然而，這裡面的挑戰可不小。如何能讓SOP更符合人性？Jack採取了一個宏觀的策略。他召集了專案主力與部門代表，進行了一場集思廣益的工作坊。這些成員來自不同背景與文化，代表著多樣的思維模式。他們提出的建議時而有創意，時而讓人痛苦。透過這場腦力激盪，Jack發現其實每個人在項目中看重的東西不同：有人希望流程簡潔明瞭，有人強調風險預控。 從工作坊中得到的啟發，Jack重新制定了一套以關鍵利害關係人的需求為中心的SOP，確保在流程設計中，真實納入了員工的聲音與意見。每個步驟不再只是刻板的流程，而是設計與執行間的良性互動。以這套SOP，不僅是指令與責任的傳達，還兼具鼓勵成員主動回報問題、分享解決方案的功能。 SOP不應僅是制式的文件，而應是具有感染力的團隊文化的一部分 當大家回到自己的崗位時，Jack的經驗提醒我們，SOP不應僅是制式的文件，而應是具有感染力的團隊文化的一部分。在 專案管理 中，真...

驅動AI賦能專案升級 在一家擁有30年歷史的台中製造企業，一位陳經理的專案經理進行著她一天的例行工作。她剛收到一個特急需求，主管拍板要在這週內更新生產流程系統，以便引入AI技術，優化產線效率。陳經理心裡明白，這又是一個看似簡單卻充滿潛在風險的專案。 變革意味著大量的利害關係人需要妥協 許多公司已經開始在商業流程中加入AI技術，期望能夠使流程優化達到新高度。然而，對於陳經理所處的環境，這樣的變革意味著大量的利害關係人需要妥協，並且涉及到瀑布型專案與敏捷 專案管理 之間的選擇。這令她不禁心想：「這個估算一看就知道做不到」，尤其是在短時間內需要兼顧穩定性與創新性。 AI並非萬靈丹，在專案風險的管理上，PM們面對的一個棘手的問題是如何有效預測AI在不同場景下的效能，並調整預期目標。陳經理記得曾在一場業術研討會上聽到，某家跨國公司的成功案例，他們在AI導入前期投入大量時間進行端到端的流程分析，力求在利害關係人之間保持透明。但這一次面對如此急迫的專案期限，陳經理得加入策略性流程，不僅需要全面了解技術本身，還得拆解任務，將風險分攤至團隊內的每一位成員。 在鋪陳方案的過程中，陳經理學會如何柔性運用 專案管理 工具，以快步調整計劃，減少因AI導入過程中的意外狀況而帶來的擾動。數位化轉型專題會議中，陳經理與她的團隊參考了【示意】數據，發現即便是全球範圍內，AI專案的失敗率依然不低。他們因此決定採取雙線策略：一方面利用AI工具在小範圍內進行測試，另一方面維護現有流程不受影響，雙管齊下降低風險。 最大的挑戰在於利害關係人的溝通管理 不過，最大的挑戰在於利害關係人的溝通管理。陳經理想方設法使技術背景不同的團隊成員對專案保持一致理解。她把這過程比喻為打太極，面對壓力時需以緩衝策略代替剛硬對決，逐步化解衝突。身為專案的掌舵人，她嘗試提出小規模的測試數據以支持未來大規模引入AI技術的決策，讓每位利害關係人都看到了能衡量的增益。這一系列的精心安排，漸漸使專案在正軌上推進。 在這動盪的兩週中，陳經理反思每一次行動的時候，常常想起之前的一位企業顧問分享的智慧，成功的專案並不是因為技術多麽高超，而在於人心的不斷適時調整。結合法律合規、流程數據化以及風險管理的多角度分析，陳經理逐漸理解專案不亞於一場戰。 專案終於順利結束，AI導入取得預期效果。這不僅提升了生產效率，也讓企業擁有了更大的市場競爭優勢。公司頒發...

AI導入專案管理 在某個晴朗的週一早晨，王經理走進辦公室，他面對的不是一大疊的報表也不是同事的會議邀請，而是一張充滿期待與壓力的招聘單。董事會決議引進人工智慧技術，為這個 專案管理 團隊增添一抹現代化色彩。這並非一個容易的決定，無論從技術面還是人員激勵層面，AI的導入都需要慎重考量。 AI能帶來的不僅是簡單的流程優化 很多人提到AI總會想到自動化、高科技，但在 專案管理 的世界裡，AI能帶來的不僅是簡單的流程優化，更是專案風險的有效控制與利害關係人的精準預測。以王經理的專案為例，他們計劃在三個月內完成一個跨部門的系統整合項目。此時，AI系統分析可以幫助他們在前期就預測出時間表中可能出現的延宕風險。例如，某人力資源系統API的整合過程中，AI工具即時提供了這個模組過去的問題數據，提醒王經理小心一再重現的兼容性問題。 當然，引入AI並不意味著抹殺人性化判斷與領導力。相反，這是一個強化的機會。陳專案經理就用自己的經驗進行了詮釋。在一個涉及多國合作的專案中，面對不同文化與溝通風格，AI提供的數據分析幫助他快速掌握全球團隊成員的專業背景與性格偏好。然而，如何用這些數據引導有效溝通仍仰賴他的直覺和經驗。 面對這些挑戰，企業需妥善選擇適合的AI解決方案。必須確保這些工具不僅能整合到現有系統中，還得兼顧資料安全性與操作便利性。這是許多台灣企業管理者最不容易實現的目標。某些專案的失敗往往就在於未能有效地說服團隊成員接受新技術。 對於專案經理來說，接受新科技的挑戰並不只是在工作流程上進行簡單的變革，而是要真正地將AI能力與現有團隊的核心技能相結合。讓技術成為每一位團隊成員的戰友，而非冤家。王經理在專案啟動會上，花了一整個上午解釋AI的價值和工作方式，並用實際案例去打消團隊的顧慮。這種貼心的過程不僅增強了團隊信心，更象徵著一股全新的合作文化。 以AI導入各類 專案管理 團隊絕非一蹴可幾，這需要的不只是技術的提升，還有文化的接受，以及長遠的策略性思考。專案經理們若能用心引導並體現其中的價值，將AI視作提高專案成功率的重要助手，而非潛在的威脅，這會是翻轉 專案管理 新局勢的關鍵。 在行動建議上，建議每一位專案經理首先透過小型試點專案進行AI導入初探，逐步積累相關策略與經驗。其次，不斷持續學習以保持領先，追蹤AI趨勢，不等問題來找你，而是挑戰迎接變化。最後，開放溝通，促進團隊內外的協作與信任，...

讓專案不再是難題 一場會議正在進行，公司的專案經理小雅卻在思考別的事情。面對本週要交的專案，她清楚突如其來的變更與資源短缺將如何影響最終成果，心中開始記算這次發生風險的機率。然而，她知道僅靠技術技能不再足夠了。 專案經理必備的三項軟實力 如果要問在現在的職場中，專案經理除了專業能力之外，還需要具備什麼樣的軟實力才能確保專案順利完成，那無非就是三種與日常人際互動息息相關的能力： 溝通技巧、情境適應力及情感智慧(Emotional Intelligence) 。不論是面臨瀑布型專案的硬性執行架構，還是面對快速變動的專案環境，這些技能在現實中都是必不可少的。 溝通技巧 :  想像一下，小雅正在處理一項複雜的大型項目，內外部利害關係人眾多，時間緊迫。每個利害關係人都有不同的需求和目標，這時候，溝通技巧就成為了專案成敗的關鍵。有效的溝通不僅是信息的傳遞，更是要確保信息被理解和回應。小雅深諳此道，常常用與團隊會議不同的方式，找個時間跟不同部門的主管喝杯咖啡，了解他們真正的擔憂和優先事項，並在適當的時機釋放正確的信息，減少誤解與摩擦。 情境適應力 :  情境適應力也扮演重要角色。在 專案管理 過程中，變動幾乎無法避免。小雅曾經參與一個大規模的行銷活動，而在最後一刻，市場趨勢突然改變。此時，小雅迅速重新評估了專案風險，並與團隊一起重新調整優先順序，證明了她在面對突如其來的變化時，能快速做出靈活的應變與調整。 情感智慧(Emotional Intelligence) :  以情感智慧為基礎的領導力，使小雅能夠保持冷靜且具凝聚力地帶領團隊前進。在某次專案中，由於外部因素導致專案延誤，團隊士氣低落。小雅以自身經驗為例，向團隊講述之前如何克服挑戰的經驗，並激勵他們重拾信心。她懂得以人為本，不過度施壓，同時給予必要的支持，讓團隊成員能夠在壓力下仍然保持效率。 在現代 專案管理 的實務場域中，這三種軟實力猶如三股強大的力量，推動著 專案管理 者在協調與領導中的每一個瞬間。 在瀑布型專案的流程優化中，小雅的這些表現更是淋漓盡致。她不僅能重新考量並持續優化目前的工作流程，還能再幫助團隊將這些新的改造迅速地融入整個專案進度計劃中，縮短不必要的等待時間，提高工作效率。 會議結束時，小雅面露微笑。專案進展順利，內外的利害關係人也都達成共識。這不僅因為計畫的縝密，也因...